در پایان قرن بیستم و آغاز عصر اطلاعات ایستاده‌ایم و شبکه های اطلاع رسان هر روز بر افکار عمومی تأثیراتی پی‌در‌پی و بی‌امان می‌گذارد و اهمیت و ضرورت امواج و اطلاعات هر روز بیشتر احساس می‌شود. پس باید بفهمیم که در برقراری ارتباط بدون اطلاعات، انسانی کور بیش نیستیم و ارتباط وقتی ناقص است که اطلاعات ناقص باشد. بنابراین ضرورت اطلاعات در دنیای امروز به ما کمک می‌کند که سیستمی اطلاع مدار بنا کنیم.

  اشاره: دنیای ارتباطات به این معناست که:

• 1- امور زندگی مردم در ارتباط بیشتری با هم دیگر قرار گرفته است.
• 2- ابزار ارتباطی زیر ساخت دیگر تکنولوژی‌ها و توسعه‌هاست.
• 3- امکانات ارتباطی، سهولت بیشتری را برای برقراری ارتباط انسان‌ها مهیا کرده.

بررسی سیر تاریخی ارتباطات اجتماعی نشان می‌دهد که چگونه با پیشرفت تکنولوژی شیوه ارتباطی انسان‌ها متحول شده است و سازمان‌ها نیز در این میان از این فرایند پیروی کرده‌اند.

سیر تحول ارتباطات نشان می‌دهد که ارتباطات از عصر ارتباطات شفاهی به ارتباطات کتبی و از ارتباطات کتبی به ارتباطات الکترونیکی در حرکت و تکامل بوده است.

 ارتباطات شفاهی         به              ارتباطات کتبی       به              ارتباطات الکترونیکی

در پایان قرن بیستم و آغاز عصر اطلاعات ایستاده‌ایم و شبکه های اطلاع رسان هر روز بر افکار عمومی تأثیراتی پی‌در‌پی و بی‌امان می‌گذارد و اهمیت و ضرورت امواج و اطلاعات هر روز بیشتر احساس می‌شود. پس باید بفهمیم که در برقراری ارتباط بدون اطلاعات، انسانی کور بیش نیستیم و ارتباط وقتی ناقص است که اطلاعات ناقص باشد. بنابراین ضرورت اطلاعات در دنیای امروز به ما کمک می‌کند که سیستمی اطلاع مدار بنا کنیم.

دنیای جدید که به عنوان عصر اطلاعات و اطلاع رسانی سریع نامگذاری شده تأثیرات شگرفی در همه عرصه‌ها و از آن جمله ارتباطات سازمانی (درون و برون سازمانی) گذاشته است. دکتر احمد یحیایی ایله‌ای دراین مقاله با چنین رویکردی ومبتنی بر نگرشی سیستمی فعالیت‌های ارتباطی را در فرآیندی از اطلاع‌یابی، اطلاع‌شناسی و اطلاع‌رسانی بررسی می‌کند.

***

 

سیستم اطلاع مدار چیست؟

اطلاعات به عنوان ثروت (در بعد اقتصادی) و قدرت ( از بعد سیاسی) و نقش محوری اطلاعات را در برقراری ارتباط بین انسان‌ها و سازمان‌ها ضرورت مطرح کردن ' سیستم اطلاع مدار ' را بیشتر روشن می‌سازد.

سیستم اطلاع مدار عبارت است از یک سیستم:

الف- اطلاع‌یاب                  ب- اطلاع‌شناس             ج- اطلاع‌رسان

1- اطلاع‌یابی : تهیه و تولید اطلاعات

سیستم اطلاع مدار در مرحله اول اطلاع یاب است یعنی باید در جهت تهیه و تولید اطلاعات کوشش و جدیت کند. در مرحله اطلاع‌یابی، ایجاد زیرساخت تکنولوژیکی و در اختیار گرفتن ابزار کوچک و بزرگ ارتباطی 'تلفن، تلکس، کامپپیوتر، دوربین عکاسی و فیلمبرداری، دستگاه کپی و ...' کمک شایانی به اطلاع یابی می‌کند. از سوی دیگر، باید نیروهای متخصص را در اختیار گرفت و همچنین به آموزش ضمن خدمت همکاران با تجربه همت گماشت. باید روش‌های گردآوری اطلاعات و ایجاد نظام تولید اطلاعات را یافت و از آن بهره گرفت. با ایجاد و گسترش زیر ساخت‌های ارتباطی ' صنعت و تکنولوژی اطلاع رسانی، 'ایجاد شبکه‌های اطلاعاتی و جذب نیروهای متخصص و یا آموزش نیروهای موجود 'نقش، ضرورت و جایگاه و ساماندهی سیاست‌های اطلاع رسانی' این امکان ایجاد می‌شود که سیستمی اطلاع شناس پدید آوریم. روش‌های گرد آوری اطلاعات، روش‌ها و چگونگی مبادله اطلاعات، مدیریت اطلاعات، ایجاد نظام تولید و توزیع اطلاعات، سازماندهی اطلاعات و ایجاد شبکه اطلاع‌رسانی از ضرورت‌هایی است که هر یک از کارکنان سازمان باید به آنها آگاهی یابد و به همین منظور باید اذعان شود اگر چه درست است که اطلاعات فوق‌العاده تأثیرگذار است اما اطلاع‌رسانی کاری مهم و پیچیده است و میزان موفقیت در آن به میزان شناخت شناسی 'تفکیک و اولویت بندی' در حوزه اطلاعات بستگی دارد.

در مرحله اطلاع‌یابی قسمتی از اطلاعات تهیه می‌شود و قسمتی از اطلاعات تولید می‌گردد. تقریباً تهیه اطلاعات در اکثر مواقع از منابع بیرون سازمان انجام می‌گیرد و تولید اطلاعات بیشتر در داخل سازمان صورت می‌پذیرد. ما اطلاعات را جستجو می‌کنیم برای اینکه یا پاسخی را باید بدهیم و یا اینکه باید سؤالی را ایجاد کنیم یا آگاهی بدهیم پس برای این منظور جمع آوری انتقادات، پیشنهادها و نظرات ضروری به نظر می‌رسد. اطلاع از اتفاقاتی که می‌افتد ضروری است چون اطلاعات ضرورت اساسی یک سیستم زنده است و بدون اطلاعات هنر برقراری ارتباط عقیم است.

برخی از ویژگی‌های اطلاعات گردآوری شده (دریافتی) به شرح زیر است :

• اطلاعات دریافتی باید نقاط ضعف وقدرت سازمان را نشان دهد.
• اطلاعات دریافتی باید خواسته ها  ونیازهای مشتریان را نشان دهد.
• اطلاعات دریافتی باید موضوعی گردآوری شود.
• اطلاعات دریافتی باید پاسخگوی سئوالات اساسی و اصلی شرکت باشد.

جمع‌آوری اطلاعات 1- مقدمه‌چینی برای انجام امور دیگر، 2- مهیا کردن مقدمات همه کارهاست و برای تصمیم‌گیری؛ برنامه‌ریزی و امکان برقراری ارتباط صحیح، نیازمند آخرین اطلاعات هستیم.

در مرحله اطلاع یابی باید از تکنولوژی اطلاعات و اطلاع رسانی که ابزار نوین ارتباطات است بهره لازم را بگیریم زیرا تکنولوژی‌های نوین به ابزاری اساسی برای مشارکت در جامعه مدنی مبدل شده است.

در تولید پیام 1- شکل‌گیری پیام، 2- منبع پیام، دارای اهمیت و قابل توجه است و اطلاع‌یاب در جستجوی چرایی و چه بودن است. اطلاع‌یاب به حرف‌های دیگران گوش می‌دهد تا شعار 'گوش دادن به حرفهای دیگران هنر ارتباطات است' تحقق یابد. وقتی اهمیت اطلاعات را یافتیم به توسعه اطلاعات و ارتباطات می‌پردازیم و برای دسترسی به اطلاعات تلاش می‌کنیم و وقتی ارتباط فقط با اطلاعات میسر است ارتباطات عبارت است از:

• - اطلاعاتی که به مردم داده می‌شود 'آگاه ساختن'
• - اطلاعاتی که از مردم گرفته می‌شود 'آگاه شدن'
• - اطلاعاتی که برای تغییر ذائقه‌ها و گرایش‌ها و رفتار و متقاعد ساختن بهره‌گیری می‌شود.
• - اطلاعاتی که برای همبستگی، ایجاد همبستگی و ساختن نگرش به کار گرفته می‌شود.

به هر حال روش‌هایی گوناگون برای تولید و تهیه اطلاعات یعنی اطلاع‌یابی منظور می‌شود و می‌توان ایجاد کرد. سنجش افکار سنجی و  بررسی انتقادات از مهمترین این روش‌ها هستند.

2- اطلاع شناسی: تنظیم و تدوین اطلاعات

سیستم اطلاع مدار در مرحله دوم به تنظیم و تدوین اطلاعات می‌پردازد. ساماندهی و سازماندهی و تفکیک و اولویت بندی اطلاعات در این مرحله- که نیروی کارشناسی و متخصص به کمک ما می‌آید- دارای اهمیت است. باید دارای تکنولوژی، سیستم و جهت اطلاع رسانی باشیم و اطلاعات را که مهم‌ترین و کامل‌ترین و ضروری‌ترین ابزار تصمیم گیری و برنامه ریزی است، کنترل کنیم.

در این مرحله باید میزان کشش اطلاعاتی و جذب اطلاعاتی جامعه را شناسایی کنیم و برای بهینه کردن امور تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و کنترل اطلاعات را انجام دهیم و در حقیقت معنای اطلاعات در دنیای امروز این است که 'اطلاعات، مهم‌ترین و ضروری‌ترین ابزار تصمیم گیری ،برنامه ریزی و کنترل است'.

اطلاع‌شناسی بازیافت اطلاعات است و برای اطلاع‌شناسی باید دارای نظام اطلاعاتی بود. نظام اطلاعاتی عبارت است از:

• - تجزیه و تحلیل اطلاعات
• - تعیین اهداف اطلاعاتی
• - تعیین روش انسجام اطلاعات
• - تعیین اولویت اطلاعات

در مرحله اطلاع شناسی چگونگی پیام مطرح است. تنظیم تکنولوژی‌های مناسب، توجه به آموزش‌های فنی و بررسی نیازهای مربوط به ایجاد زیربنای ارتباطی منسجم می تواند در این چگونگی نقش داشته باشد. برای این منظور بخصوص باید تکنولوژی اطلاعات را شناخت اما 'بی تردید جوامعی که به تکنولوژی اطلاعات صرفاً به عنوان متغیرهای اقتصادی و اهرم‌های سیاسی نگاه نمی‌کنند بهتر می‌توانند دامنه وسیع احتمالات را برای تغییر اجتماعی از طریق تکنولوژی اطلاعات درک کنند.'

شبکه های اطلاعاتی آنقدر اهمیت یافته اند که اینترنت را میان بری به جهان اول نامیده اند در چنین دنیایی هیچ سیستمی نمی‌تواند بدون اطلاعات و بخصوص شبکه‌های اطلاعاتی، مسیر مطلوب خود را طی کند و به هدف برسد. مقاله‌ای اهمیت این موضوع را چنین بیان کرده است که:

'یکی از مسایلی که روابط عمومی‌ها با آن روبرو هستند و در نحوه فعالیت مطبوعاتی نیز اثر می‌گذارد نداشتن بانک اطلاعات است. بدیهی است که برای تهیه یک خبر، گزارش و نوشتن یک مقاله و انجام دادن مصاحبه به اطلاعات نیاز است. بانک اطلاعات در دنیای امروز یکی از نیازهای مبرم روابط‌عمومی است و روابط عمومی‌ها به علت اینکه فاقد بانک اطلاعات هستند قادر به ارائه اطلاعات دقیق به روزنامه نگاران نیستند.'

برای شناخت آسان و تنظیم آسان اطلاعات بدون شک به شبکه نیازمندیم اما برای ایجاد شبکه مراحلی را به این شرح باید طی کرد:

• - ' گرد آوری همه اشکال و انواع اطلاعات مکتوب اعم از کتاب ، سند ، مقاله ، گزارش و غیره
• - به دقت خواندن و تجزیه و تحلیل محتوای نوشته‌ها در حوزه مورد نظر
• - ترجمه محتوای اطلاعاتی آنها به زبانهای استاندارد شده اطلاعاتی
• - تشکیل بانک‌های اطلاعاتی و پایگاه داده‌های تخصصی مجهز و ماشینی
• - ایجاد ارتباط میان بانک‌های اطلاعاتی و پایگاه‌های تخصصی به منظور ایجاد شبکه و داد و ستد اطلاعاتی و انتقال اطلاعات به نقاط دلخواه'

باید شبکه‌های اطلاعاتی و ارتباطی را ایجاد کنیم اما نباید سیستم مدرن ارتباطی با شبکه‌های سنتی ارتباطی و نظام‌های ارزشی و فرهنگی مردم در تعارض باشد.

3-اطلاع‌رسانی: توزیع و تبیین اطلاعات

سیستم اطلاع مدار در مرحله سوم به توزیع و تبیین اطلاعات می‌پردازد. سرعت اطلاع رسانی، سهولت اطلاع رسانی، کیفیت اطلاع رسانی، ارزش و حجم و دسترسی به اطلاعات هر روز بیشتر میزان ارزش اطلاعات را تعیین می‌کند.

برخی از ویژگی‌های اطلاعات آماده ارسال (ارسالی) به شرح زیر است: 

• به روشی که برای عموم قابل فهم باشد ارسال شود.
•  پیام ازطریق رسانه سهل الوصول منتقل شود.
•  رسانه انتخاب شده برای پیام ارسالی نزد مخاطبان اعتبار داشته باشد.( منابع )
•  اطلاعات به ترتیب اولویت‌های مورد نیاز خوانندگان ارسال شود.
•  اطلاعات به صورت تدریجی ومستمر ارسال شود.
•  مقدم و موخر اطلاعاتی که تدریجی ارسال می‌شود رعایت گردد.
•  اطلاعات به سئوالات اصلی واساسی خوانندگان پاسخگو باشد.

امکان تبادل اطلاعات، امکانات تبادل اطلاعات و امکان رشد امکانات تبادل اطلاعات دارای اهمیت و قابل توجه است به طوری که ممکن است ما مرحله‌های اطلاع‌یابی و اطلاع‌شناسی را به نحو شایسته‌ای بگذرانیم اما امکان برقراری ارتباط میسر نباشد، در چنین مرحله‌ای است که راس سازمان می‌تواند بهترین کمک برای برقراری ارتباط و امکان برقراری ارتباط باشد و اگر امکان برقراری ارتباط میسر باشد، باید امکانات برای این امکان مهیا باشد و هر روز باید امکانات و تکنولوژی اطلاع‌رسانی به ابزار روز مهیا شود.

در توزیع پیام مسائل عدیده‌ای مطرح است: این که کاراترین روش انتقال کدام است؟ اینکه کی و کجا باید اطلاع‌رسانی انجام شود؟ و بسیاری از سؤالات دیگر که باید قبل از ارسال پیام پاسخ داده شود.

'هر نظام اطلاعاتی که دانش و اطلاعات را در میان مردم توزیع کند، باید سه نیاز اساسی را برآورده سازد: نخست آنکه باید بتواند به استفاده کننده بگوید اطلاعاتش را کجا بیابد، دوم آنکه باید بتواند هر آن که استفاده کننده تصمیم گرفت و خواست، اطلاعات را به او برساند، و سوم آنکه باید بتواند در محدوده‌ای از زمان که استفاده کننده تعیین می‌کند پاسخ بگوید'

اطلاع رسانی کاری حرفه‌ای است و هرگز معادل 1- افشاگری، 2- توجیه گری نیست . لذا برای ایجاد افکار عمومی سالم باید اطلاعات سالم توزیع کرد و موانع جریان اطلاعات را که عبارت از:

1- وابستگی شدید به سازمان، 2- تحریف، 3- تلقین سلطه گران است از میان برداشت و به عرضه منصفانه اطلاعات پرداخت زیرا مردم به شدت در معرض اطلاعات و اطلاعیه‌های بیشماری مبهوت هستند.

اطلاع‌رسانی به توزیع یعنی نماد و پیام و تبیین یعنی جریان اطلاعات توجه دارد پس بررسی جریان اطلاعات باید محتوا، حجم، سمت و سوی اطلاعات را مشخص سازد و این به شناخت مسایل فرهنگی ویژه‌ای نیازمند است. برای این منظور درک ذهنی اطلاعات و جنبه‌های اشتراکی بین فرستنده و گیرنده یک امر اساسی است. همچنین باید به روش انتقال پیام به شکل هرم وارونه که آن را کارآترین روش انتقال پیام برشمرده‌اند توجه ویژه‌ای داشت.

در چنین دنیایی 'تنها با توجه به مرحله توزیع است که می‌توان به کارکرد، مورد کارکرد و به جنبه های آشکار و پنهان مخابره پیام پی برد'.

جدا از آنچه بحث شد ذکر صحت اطلاع‌رسانی ضروری است چرا که: 'به طور کلی یکی از راه‌های جلب اعتماد مردم نسبت به سازمان‌ها، ارایه اطلاعات و اخبار صحیح درون سازمانی است. در این زمینه باید گفت که نتایج تحقیقات نشان داده است که حقیقت را نباید کتمان کرد. درستی و راستی یکی از بهترین روش‌های انتقال اخبار است، زیرا اگر خلاف این مسئله باشد، هیچکس در عصر بمباران اطلاعات به اخبار و رویدادهای دروغین ارایه شده از سوی سازمان‌ها، توجه و اعتماد نخواهند کرد. 'مردم با کانال‌های متعدد خبررسانی که در اختیار دارند، می‌توانند خبر 'سره' را از 'ناسره' جدا کنند. در عین حال مردم نیز از طریقی ارتباطی که با رسانه‌ها دارند، اخبار دروغین را می‌توانند از سایر رویدادها تمیز دهند. بنابراین اگر یک سیستم بخواهد از طریق نیرنگ و نادرستی و یا با سانسور اخبار، جایگاه خویش را در جامعه تثبیت کند نه تنها در شکل‌گیری افکار عمومی مثبت، تأثیر گذار نخواهد بود بلکه همچنان عقاید و افکار منفی را دامن خواهد زد'.

پس اطلاع مداری بر این مضمون استوار است که در تهیه، تنظیم وتوزیع اطلاعات (که همه فعالیت‌هایش را تحت‌الشعاع قرار می‌دهد) باید دارای تکنولوژی، سیستم و جهت اطلاع‌رسانی باشیم.

  

 ادامه دارد...