پیش از این مطلبـی راجع به این‌که چگونه ایمیل‎های موثرتری بنویسیم ارائه شد. در این مطلب برخی از تکنیک‎ها نگارش روان‎تر و صریح‎تر را که در آن مطلب به آنها اشاره شده بود، توضیح می‎دهیم و در مطلب بعدی تکنیک‎های استفاده از نمودار و جداول در گزارش‎ها را شرح خواهیم داد.

اشاره: پیش از این مطلبـی راجع به این‌که چگونه ایمیل‎های موثرتری بنویسیم ارائه شد. در این مطلب برخی از تکنیک‎ها نگارش روان‎تر و صریح‎تر را که در آن مطلب به آنها اشاره شده بود، توضیح می‎دهیم و در مطلب بعدی تکنیک‎های استفاده از نمودار و جداول در گزارش‎ها را شرح خواهیم داد.

همکاری برای شما ایمیلی راجع به یک همایش می‎فرستد که باید از آن گزارش تهیه کنید. این ایمیل اطلاعاتی کلیدی را که شما نیاز دارید بدیهی فرض می‎کند. مانند این‌که برنامۀ همایش چیست؟ و عناوین مباحث آن دقیقا چگونه طرح شده است؟ اگرچه اطلاعات دیگر به طور کامل آمده است، اما یک مشکلی وجود دارد: این ایمیل آن‌قدر بد نوشته شده که شما نمی‎توانید اطلاعاتی را که لازم دارید بیابید. غلط‎های املایی و جملات ناکامل و پاراگراف‎های طولانی و گیج‎کننده‎ای که مجبورتان می‎کند سه بار آن را بخوانید تا اطلاعاتی را که می‎خواهید، به دست بیاورید.

در نهایت شما برای کنفرانس آماده هستید ولی این به آن خوبی که انتظارش را داشتید نیست.

هیچ‌گاه با چنین موقعیتی روبرو شده اید؟ در دنیای امروز با انبوهی از اطلاعات، ضروری است که مختصر،مفید و واضح ارتباط برقرار کنید. مردم برای خواندن ایمیل‎های کتاب‏گونه وقت نمی‎گذارند و حوصلۀ ویراستاری ایمیل‎هایی با دستور زبانی نادرست که پیام متن را مدفون می‎کند، نیز ندارند.

با مهارت‎های بهتر نویسندگی، شما تاثیر بهتری بر اطرافیانتان از جمله رئیس‎تان، همکاران و مخاطبان‏تان خواهید گذاشت. شما هرگز نمی‎دانید که تا چه حد از این تاثیرات خوب دور خواهید ماند، اگر این تکنیکها را به کار نبرید! این مقاله در ادامه به شما نشان می‎دهد که چگونه می‎توانید توانایی های نویسندگی خود را ارتقا دهید و از اشتباه‎های معمول جلوگیری کنید.

مخاطب و قالب نامه

نخستین گام برای نگارش واضح انتخاب قالب مناسب است. آیا می‎خواهید یک ایمیل غیررسمی بفرستید؟ یا گزارش تفضیلی بنویسید؟ یا حتی یک نامۀ رسمی ارسال کنید؟

همان‌طور که قالب نامه اهمیت دارد، مخاطب نیز لحن نامۀ شما را تعیین می‎کند، این‌که لحنی رسمی یا راحت و خودمانی داشته باشید بسته به این است. برای مثال اگر برای یک شخصیت مشهور ایمیل می‎فرستید آیا لحن آن باید همانند لحن نامه‎ای باشد که برای دوستتان می‎نویسید؟ بی شک نه.

ابتدا شخصی را که پیامتان را می‎خواند شناسایی کنید. آیا مخاطب هدف شما از جایگاه والای اجتماعی برخوردار است یا گروهی از کارمندان بازنشسته‎اند یا حتی یک تیم کوچک از مهندسان جوان اند؟ بر این اساس آنچه شما می‎نویسید باید از طرف خوانندگان یا دریافت کنندگان شما لحنی مناسب محتوا داشته باشد.

ترکیب بندی و سبک نوشتار

وقتی می‎دانید چه چیزی می‎خواهید بنویسید و برای چه کسی می‎نویسید باید نگارش را شروع کنید.

یک صفحۀ خالی و سفید کامپیوتر اغلب ترسناک است و آسان‎ترین کار این است که به آن خیره شوید چون نمی‎دانید که چگونه شروع کنید. اما می‎توانید این راهنمایی‎ها را برای ترکیب بندی و شکل دادن به کارتان امتحان کنید:

-  با مخاطبتان شروع کنید: به خاطر داشته باشید که خوانندگان شما ممکن است دربارۀ آنچه شما به آنها می‎گویید هیچ چیزندانند. از خود بپرسید آنها نیاز دارند اول از چه چیز باخبر شوند؟

-  رئوس مطالب را بنویسید: اگر یک متن طولانی مانند یک گزارش، معرفی یا سخنرانی داشته باشید. رئوس مطالب به شما کمک می‎کند تا گام‎هایی را که باید بردارید تعیین کنید و یاری‎تان می‎کند تا به بخش‎های مختلف متن وظایف خاصی را محول کنید.

-  از فرمول توجه-علاقه-میل-عمل استفاده کنید: اگر متنی می‎نویسید که باید مخاطبتان را برانگیزاند از این فرمول استفاده کنید. این چهار گام می‎تواند به راهنمایی شما در فرآیند شکل‎دادن به متن کمک کند.

-  کمی همدلی را امتحان کنید: برای مثال اگر یک گزارش محیط زیستی می‎نویسید یا گزارشی از یک منطقۀ زلزله زده، چرا نباید از عناصر توصیفی استفاده کنید؟ یا دربارۀ زیبایی‎های خاطره انگیز منطقه بنویسید؟ به یاد داشته باشید که هرمکانی نزد مردم دارای خاطراتی است.

-  از شیوه‎های سخنوری استفاده کنید: اگر تلاش می‎کنید که کسی را برای انجام کاری قانع کنید، مطمئن شوید که ارتباط را برمبنای این‌که چرا افراد باید به حرف شما گوش دهند برقرار سازید. یعنی پیام خود را به شیوه‎ای ارسال کنید که مخاطبتان را درگیر کرده و اطلاعاتی منسجم و منطقی ارائه دهد.

-  موضوع اصلی خود را مشخص کنید: اگر برای تعریف کردن موضوع اصلی پیام‎تان مشکلی دارید، فرض کنید که 15 ثانیه فرصت دارید تا موضع‎تان را توضیح دهید. چه می‎گوید؟ این دقیقا همان موضوع اصلی شما است.

-  زبانی ساده‎ به کار ببرید: مگر این‌که مقاله‎ای علمی در دست دارید، اما معمولاً بهترین راه این است که زبانی ساده و صریح استفاده کنید و برای تحت تاثیر قرار دادن افراد کلمات طولانی به کار نگیرید.

ساختار دستور زبان

متن شما باید تا جای ممکن برای خواننده خوانا و روان باشد. به همین خاطر از تیترها، زیر تیترها، ایده‎های گلوله‎ای و شماره‎بندی در جاهای ممکن برای شکستن متن استفاده کنید.

بعد از همه اینها چه چیزی متن را برای خواندن راحت‎تر می‎کند؛ یک صفحه پر از پاراگراف‎های طولانی یا صفحه‎ای که پاراگراف‎هایش شکسته است با بخش‎های تیتربندی شده و پیام‎های گلوله‎ای؟ مسلم است متنی کوتاه و شکسته که برای تندخوانی مناسب است بیشتر از متنی پر از پارگراف‎های طولانی خوانده می‎شود.

تیترها باید توجه خوانندگان را به خود جلب کند. استفاده از جملات پرسشی اغلب ایدۀ خوبی است، به خصوص دربارۀ گزارش‎ها یا مصاحبه‎های جنجالی، چون پرسش‎ها به درگیری و کنجکاو کردن خواننده کمک می‎کند.

در ایمیل‎هایتان از تیترهای واقعی و کوتاه مانند همین مقاله استفاده کنید. به علاوه جداول و نمودارها نیز یک راه هوشمندانه برای توضیح متن است. کمک‎های بصری خوانندگان را از طریق چشم درگیر می‎کند اما مهمتر آن‌که آنها می‎توانند با اطلاعات با اهمیت سریع‎تر از متن ارتباط برقرار کنند.

خطاهای دستوری

احتمالا نیازی نیست که ما به شما بگوییم که خطاها در متن نشان می‎دهد که غیرحرفه‎ای هستید. مسئلۀ اساسی یادگیری دستور زبان به نحوی درست و جلوگیری از اشتباهات رایجی است که به چشم نمی‌آید. امروزه نرم‎افزارهای خطایاب به نویسندگان در کشف خطاهای املایی و دستوری کمک می‎کنند؛ با این حال به یاد داشته باشید که خطاهای شما ممکن است توسط نرم‎افزارها یافته نشوند و با ماندن در متن به خاطر بی‎دقتی‎تان از شما انتقام بگیرند.

برای مثال کلماتی با معنای متفاوت به جای یکدیگر و یا استفاده از افعال مهجور یا کلمات خارجی همیشه شما را تهدید می‎کند.

راهنمایی

برخی از خوانندگان که تعداد آنها نیز درحال افزایش است، از دستور زبان و املا درست کلمات آگاهی کاملی ندارند. آنها ممکن است به اشتباه‎های شما توجهی نکنند. اما از این قضیه به عنوان یک بهانه برای بی‌دقتی استفاده نکنید: معمولاً کسانی وجود دارند، به خصوص در رده‎های مدیریتی؛ که به متن شما توجه کنند، پس به همین خاطر هرآنچه که می‎نویسید باید دارای کیفیتی قابل قبول باشد تا از سوی خواننده دریافت شود.

تصحیح

دشمن غلط‎‌‌گیری خوب سرعت است. بسیاری از افراد به متن‎هایشان یورش می‎برند، اما همین باعث می‎شود که پیدا کردن اشتباهات را از دست بدهند. از تکنیک‌های زیر برای مرور متن خود استفاده کنید:

-   تیترها و زیرتیترهای خود را تصحیح کنید: افراد اغلب این بخش را فراموش می‎کنند و تنها به متن می‎پردازند. این که تیترها پررنگ و بزرگ هستند دلیل نمی‌شود که اشتباهی ندارند.

-  متن را با صدای بلند بخوانید: این شما را مجبور می‎کند که خیلی آهسته تر بخوانید بنابراین احتمال آنکه اشکالات را کشف کنید بیشتر می‎شود.

-  از انگشت‎تان برای دنبال کردن متنی که می‎خوانید استفاده کنید: این یک شگرد دیگری برای آهسته خواندن متن است.

-  از آخر متن‎تان شروع کنید: برای تصحیح یک جمله در یک زمان مشخص، برمبنای شیوه تان از آخر متن به ابتدا بیایید. این به شما کمک می‎کند که بر خط‎ها تمرکز کنید و نه محتوا.

نکات کلیدی

بیش از همه این مهم است که بدانید چگونه نقطه نظرتان را سریع و حرفه‎ای انتقال دهید. امروزه مردم زمان زیادی را برای نوشتن و خواندن صرف می‎کنند، بنابراین توانایی شما در فرم ارتباطاتتان باعث موفق بیشتر شما می‎شود.

مخاطبتان را پیش از شروع نگارش متن تعیین کنید و اگر حس می‎کنید که مطالب زیادی برای نوشتن دارید رئوس مطالب را برای سازماندهی بهتر افکارتان تنظیم کنید. یادگیری تکنیک‎های دستوری و سبک‎های نوشتاری در واضح‎تر نوشتن به شما کمک خواهد کرد و مطمئن شوید که در آخر متن را تصحیح کرده‌اید. درنهایت باید گفت مانند اکثر کارها، بیشتر نوشتن از شما نویسندۀ بهتری می‎سازد.

 

منبع: mindtools.com