- 1401-01-29 08:47:00
- کد مطلب : 4042
راه‌اندازی یک کسب‌وکار مجازی فواید و مزایایی زیادی دارد؛ منعطف است و می‌توان در آن میان کار و زندگی تعادلی ایجاد کرد. اما چالش‌هایش را نباید نادیده گرفت. یکی از این چالش‌های نوع ارتباط است.
اگر یک کسب‌وکار مجازی دارید، این چهار اصل و ترفند ساده را در نظر بگیرید که به بهتر شدن وضعیت کاری‌تان کمک زیادی می‌کند.
راه‌اندازی یک کسب‌وکار مجازی فواید و مزایایی زیادی دارد؛ منعطف است و می‌توان در آن میان کار و زندگی تعادلی ایجاد کرد. اما چالش‌هایش را نباید نادیده گرفت. یکی از این چالش‌های نوع ارتباط است.
ایجاد ارتباطی سالم و بدون اصطکاک در میان یک تیم مجازی می‌تواند بسیار دشوار باشد. با این حال، اگر مایل به فعال بودن و برنامه‌ریزی از پیش هستیم، می‌توانیم آن را تبدیل به نقطه‌ی قوت کار خود کنیم. به شرطی که این موارد را در نظر بگیریم:
مجرای ارتباطی خود را مشخص کنیم
یکی از بزرگترین اشتباه‌های صاحبان مشاغل دورکار این است که اجازه می‌دهند کارمندان از هر کانال یا مجرای در دسترس استفاده کنند. در ظاهر، این ممکن است کاملا خوب به نظر برسد. چون هر چه به افراد اجازه دهیم از کانال‌های متفاوتی استفاده کنند، در دسترس‌ترند. اما این یک توهم است. در واقع این کار باعث نوعی سردرگمی می‌شود.
بهتر است چند کانال ارتباطی خاص داشته باشیم و همه چیز را از طریق آن مدیریت کنیم. به این ترتیب محتوای ما از فیلتر مجرای‌مان نیز عبور می‌کند. وجود کانال‌های متعدد سبب می‌شود تا محتوای ما به موقع دیده نشود.
پس بهترین کانال برای انتقال محتوای خویش را بیابیم. برای نمونه، اگر چه بازاریابی ایمیلی مجرایی موثر برای بازاریابی خارجی و تولید لید یا سرنخ است، ولی برای ارتباطات داخلی چندان کاربردی ندارد. گاهی استفاده از پیام‌رسان‌ها یا پیامک می‌تواند موثرتر باشد.
شفاف بگوییم چه انتظاراتی از کارمندان داریم
پس از انتخاب مجرای درست، باید ببینیم از همکاران و کارکنان خویش چه انتظاراتی داریم. قرار نیست کلی قاعده و قانونی بریزیم روی سر کارکنان، ولی برخی اصول را با کارکنان خویش هماهنگ کنیم:
- از کارکنان بخواهیم پیش از ارسال محتوا در کانال مورد نظر، با ما هماهنگ کنند تا خودمان هم دچار سردرگمی نشویم.
- تعیین کنیم که اگر پاسخ به این درخواست هماهنگی ندادیم، تا چند دقیقه‌ی بعد افراد اجازه دارند بدون هماهنگی با ما محتوا را منتشر کنند.
- مشخص کنیم کارمندان ما چه روزها و ساعت‌هایی در دسترس هستند/نیستند؟
هرچه انتظارات خود را واضح‌تر بیان کنیم، سردرگمی و چالش‌های کمتری پدید می‌آید. فرایندهای کاری به این ترتیب روان‌تر می‌شود و پروژه‌ها با سرعت بیشتری پیش می‌رود.
تعیین زبان مشترک
ارتباط رو در رو و چهره به چهره به همراه خویش عناصری دارند که در تفسیر معناهای کنش‌های ارتباطی به کمک ما می‌آیند. لحن و سرعت بیان کلمات، بالا پایین شدن صدا و زبان بدن در این عرصه بسیار مهم‌اند. اما در ارتباطات مجازی با بیشتر کلمات در تعامل هستیم. این امر به‌راحتی می‌تواند سبب سوء‌تفاهم ارتباطی شود.
یکی از راه‌های حل این مشکل در ارتباطات مجازی این است که زبانی مشترک برای تیم خود تعریف کنیم. یعنی فراهم آوردن مجموعه‌ای استاندارد از اصطلاحات که تیم ما از آن استفاده می‌کند. برای نمونه، خیلی شفاف بگوییم که منظورمان از کلمات اختصاری چیست.
جلسه‌های بی‌فایده را کنار بگذاریم
جلسه‌های کاری باعث اتلاف عظیم منابع‌اند. برای افزایش بهره‌وری و کاهش حس خمودی در تیم خود تا حد ممکن جلسه‌هایی برگزار کنیم که می‌دانیم قرار است از دل آن به نتیجه‌ی مشخصی برسیم. اگر در جلسه تصمیمی گرفتیم، خیلی سریع و دقیق آن را انجام دهیم.
برخی برای رفع این مشکل جلسه‌های «سرپایی» برگزار می‌کنند. نه اینکه این جلسه‌ها ایستاده برگزار شود، بلکه از قبل مشخص است که این جلسه به مدت یک ربع در پلتفرم زوم برگزار می‌شود. از همه‌ی افراد در این جلسه دعوت نمی‌شود. بلکه کسانی در جلسه حضور دارند که قرار است کاری را پیش ببرند. این جلسه‌های سرپایی هیچ مقدمه و مؤخره‌ی اضافه‌ای ندارند و خیلی سر می‌رویم سر اصل مطلب.
در این جلسه‌های کوتاه هر فرد می‌گوید تاکنون چه کرده، در حال حاضر دارد روی چه سوژه‌ای کار می‌کند و موانع رسیدن به اهدافش چیست؟
اگر هر یک از اعضای جلسه‌های سرپایی بخواهند بیشتر صحبت کنند، می‌توانند به شکل جداگانه با مدیر تماس بگیرند. به این ترتیب، گفت‌وگوی میان دو نفر وقت دیگر اعضای جلسه را تلف نمی‌کند.
همچنین در این جلسه‌های ارتباط تصویری می‌تواند بسیار موثر باشد. چون از پارازیت‌های ارتباط صوتی فارغ است و افراد می‌توانند حرف‌های یکدیگر را با وضوخ بیشتری درک کنند و این شیوه‌ی ارتباط صمیمیت بیشتری دارد.