طراحی اداری در شرکتهای رسانه ای

این نوشتار نگاهی است به مقاله ای که 'اوا بجروم' (Eva Bjerrum) و سه محقق دیگر در کنفرانس بین المللی (Telework) که در کشور دانمارک برگزار شد، ارائه کردند. این مقاله با نام 'با هم کار کردن: فضای کاری، سازمان و مفهوم کار' در سال میلادی گذشته بازتاب های قابل توجهی در مطالعات رسانه‌ای داشت.

جهانی که در آن زندگی می کنیم، از جهات مختلف تحت تأثیر فن آوری های نوین قرار گرفته است. تجارت الکترونیک در عرصه اقتصاد، شیوه‌های نوین آموزشی از جمله آموزش از راه دور در نظام آموزشی و صنایع رو به رشد مکانیزه در حوزه کشاورزی، از جمله این تأثیرات به حساب می آیند.تجارت الکترونیک (e-commerce)‌ شیوه‌های مبادله و مفهوم زمان و مکان را تغییر داده است. شیوه‌های نوین آموزشی از جمله آموزش از راه دور، چگونگی تعلیم و تعلم و معنای تربیت و آموزگار و دانش آموز را دگرگون کرده است. مکانیزه شدن فزاینده کشاورزی معنای فصل و نوع رابطه انسان با طبیعت را عوض کرده است. فن آوری های دیجیتال نیز علاوه بر تحول در شیوه‌های ارتباطی جهان، مفاهیم را نیز دگرگون کرده اند و افق های معنایی جدیدی گشوده اند که از جمله این مفاهیم، مفهوم 'کار' است.

این نوشتار نگاهی اجمالی است، به مقاله ای که در کنفرانس بین المللی ( (Teleworkدر خصوص نسبت میان طراحی دفاتر کار و کار ارائه شده است. در جهت تثبیت پایایی و اثبات روایی این پروژه که در دانمارک انجام شده است، روشهای مختلفی مورد آزمون قرار گرفته است. چند نوع شرکت بررسی شده اند. اما در این مقاله تنها شرکت‌های رسانه‌ای را مورد توجه قرار می دهیم.

پیشتر منظور از شرکت‌های رسانه‌ای روزنامه ها بوده اند. اما اکنون به واسطه توسعه فن آوری های نوین بسیاری از شرکت‌های رسانه‌ای با چند رسانه کار می کنند. یعنی مثلاً علاوه بر روزنامه های به اصطلاح چاپی به وب سایت خبری و یا حتی گاهی ایستگاه رادیو -تلویزیونی هم مجهزند. به عبارت دیگر فن آوری های نوین صنعت رسانه‌ای را وارد مرحله تازه ای کرده اند و به نوعی شرکت رسانه‌ای را پیچیده کرده اند. معمولاً این شرکت‌های رسانه‌ای چند نوع رسانه را در یک مکان اداره می کنند.

فن آوری های نوین امکان کار از هر جا و هر زمان را مهیا ساخته است. از این رو ' کار' بیشتر به مقوله ای شناور (nomadic)‌ و منعطف (flexible) تبدیل شده است. این مهم باید در طراحی محیط دفاتر کار هم به نوبه خود انعکاس داشته باشد. امروزه طراحی دفاتر به عنوان ابزاری استراتژیک، حتی برای فهم ساختارهای سازمانی نیز تبدیل شده است.

کلمه کلیدی در اینجا مفهوم شناسی 'کار' (work) است. اینکه کارکنان چه درک و تفسیری از کار دارند، نقشی حیاتی در نسبت میان طراحی دفتر کار و انتقال دانش و تجربه در بین کارکنان بازی می کند. منظور از مفهوم 'کار' آن معنی ای نیست که در محافل آکادمیک از 'کار' مراد می شود. بلکه شناختی است که به واسطه ی مطالعات موردی مختلف به دست آمده است. در محیط کاری کارکنان وظایف کاری زیادی دارند. اما آنها برخی از آن وظایف را به عنوان 'کار واقعی' (real work) می شناسند. طراحی دفتر همچون کاتالیزوری برای برجسته کردن آن چیزی است که کار واقعی شمرده می شود. در واقع پرسش از طراحی دفتر کار واکنش به این مهم است که کارکنان در چه شرایطی می خواهند کارشان را انجام دهند.

درک سنتی از مفهوم 'کار واقعی'، کار را به مثابه امری فردی و متمرکز می داند،که می تواند بیانگر عادت یا بیان یک اعتراض باشد. آنچنان که در گذشته بوده است. این تلقی از کار، در واقع منعکس کننده قالب ذهنی ای است که همراه با شکل گیری جامعه صنعتی جا افتاده است. کار به عنوان اعتراض هم، شاید به نوعی بازتاب دهنده تبعات نادرست سیستم مدیریت به اصطلاح علمی و مفهوم کلاسیک مدیر، در آن زمینه باشد. از آن زمان که با انقلاب صنعتی، جهان آرزوی صنعتی شدن داشت و آن زمان که در چهارچوبهای فکری حاکم بر سرآغاز قرن بیستم، کارگر 'ماشینی' بود برای تولید بیشتر، مدیر بهتر کسی بود که این 'ماشین' را به تولید بیشتر وادارد. در این فضا، مدیر کسی بود که باید از او می ترسیدند.

مکاتب مدیریتی بعدی مثل روابط انسانی و به خصوص مدیریت اقتضایی، آن مفهوم کلاسیک از 'مدیر' را اصلاح کردند. اما مفهوم 'کار واقعی'، کماکان مفهومی سخت افزارانه باقی ماند. کار واقعی آن بود که فقط در اداره و 'پشت میز کار' و در 'ساعت مشخص کاری' انجام گیرد. کارگر یا کارمند نیز، شاید نه به شدت اوایل قرن بیستم که نگاه غیر انسانی به کارگر با 'علمی' بودن مدیریت توجیه می شد، همچنان کسی تصور می شد که می کوشید، از 'ساعات کاری' بگریزد و 'پشت میز کار' تنها ژست کاری بگیرد.

اما واقعیت این است که امروز در جهان رسانه ها, مفاهیم مربوط به 'کار واقعی' به سرعت در حال تغییراند. مفهوم کار در شرکت‌های رسانه‌ای به آن معنی است که همه انواع کار همان 'کار واقعی ' شمرده می‌شوند. یعنی اگر چه مهمترین فعالیت‌های کاری عبارتند از نشست‌های رسمی که جهت انجام مصاحبه ویراستاری، انتخاب تیتر و در یک کلمه 'تولید' بر گزار می‌شوند ، اما علاوه بر جلسات رسمی فعالیتهایی چون جواب دادن به ای میل ها، نوشتن ایده ای که به ذهن می رسد و حتی قدم زدن اطراف دفتر و حرفهای غیر جدی هم می تواند به عنوان 'کار واقعی' در نظر گرفته شود. چه، آنچه در بهره وری این شرکت‌ها حیاتی است همدلی ,همکاری ,سهیم کردن و البته سهیم شدن همکاران در اطلاعات است.

بر این اساس، طراحی دفاتر کار باید بر اساس تسهیل تبادل اطلاعات و اهمیت دادن به 'در دسترس بودن' باشد. به تعبیر محققان این گزارش طراحی دفاتر رسانه‌ای باید به رشد و تقویت 'باز بودن' (openness) کمک کند، محیط کار باید متناسب با طبیعت کار باشد. از این رو، محیط کار به خصوص در شرکت‌های رسانه‌ای باید تضمین کننده ی ارتباطات باشد. کارکنان باید همیشه در 'جریان' باشند و بدانند 'تازه چه خبر' است. بر این اساس محیط شرکت های رسانه‌ای به گونه ای طراحی می شود که به اصطلاح 'باز' باشد.به طوری که حس همکاری ،تعامل و درک متقابل بین گروههای کاری بخشهای مختلف رسانه‌ای را، ارتقا بخشد.

پس، در طراحی دفتر یک سالن بزرگ را در نظر می گیرند که دور تا دور آن قسمت بندی (پارتیشن بندی) شده است. میز بزرگی نیز وسط سالن قرار داده می شود، تا مدیران، دبیران و خبر نگاران رسانه و همه کسانی که به نحوی در تولید محصول رسانه‌ای موثر هستند، برای تبادل اطلاعات و ایده ها دور هم جمع شوند. میز بزرگ رییس ندارد و چرخشی است. یعنی جای تبادل اطلاعات است و ایده های همه می تواند دورآن مطرح شود. میز بزرگ درست مثل یک مرکز عمل می کند. مرکزی برای تبادل اطلاعات، همفکری و همکاری. برای تولید خلاقانه این امتیاز بزرگی است که کارکنان از نزدیک با یکدیگر ارتباط داشته باشند.دور این میز از صبح تا شب جلسات رسمی و غیر رسمی تشکیل می شود.

در این تحقیق ملاحظه شد که کارکنان زیاد در اطراف دفتر قدم می زنند و از همدیگر سؤال می پرسند. در شرکت‌های موفق و خلاق، محیط کاری زنده و سرشار از شور مشاهده شد. محیطی پر از تبادل ایده ها و چک و چانه زدن. در عین حال در روزهای حساس خبری تا دیر وقت شب، سکوتی سنگین وجود خواهد داشت.

در یک شرکت رسانه‌ای کارمندان تقریباً همه جا هستند. در هال، دور میز بزرگ، پشت میز کار و در همه جای دفتر. آن ها حتی بخشی از 'کار'، مثل چک کردن ای میل ها و گرفتن مصاحبه های تلفنی، را در خانه و پشت کامپیوتر خانه انجام می دهند. این طبیعت کار رسانه‌ای است.

طراحی دفتر کار باید متناسب با 'طبیعت کار واقعی' سازمان صورت گیرد. محل کار در یک شرکت رسانه‌ای باید پشتیبان، تقویت کننده، تسهیل کننده ارتباط و انتقال دهنده ی اطلاعات و متضمن رشد و یادگیری و خلاقیت کارکنان باشد.