پیش از این مطلبـی راجع به این‌که چگونه ایمیل‌های موثرتری بنویسیم ارائه شد. در این مطلب برخی از تکنیکها نگارش روانتر و صریحتر را که در آن مطلب به آنها اشاره شده بود، توضیح میدهیم و در مطلب بعدی تکنیک‌های استفاده از نمودار و جداول در گزارشها را شرح خواهیم داد.
اشاره: پیش از این مطلبـی راجع به این‌که چگونه ایمیل‌های موثرتری بنویسیم ارائه شد. در این مطلب برخی از تکنیکها نگارش روانتر و صریحتر را که در آن مطلب به آنها اشاره شده بود، توضیح میدهیم و در مطلب بعدی تکنیک‌های استفاده از نمودار و جداول در گزارشها را شرح خواهیم داد.
همکاری برای شما ایمیلی راجع به یک همایش میفرستد که باید از آن گزارش تهیه کنید. این ایمیل اطلاعاتی کلیدی را که شما نیاز دارید بدیهی فرض میکند. مانند این‌که برنامۀ همایش چیست؟ و عناوین مباحث آن دقیقا چگونه طرح شده است؟ اگرچه اطلاعات دیگر به طور کامل آمده است، اما یک مشکلی وجود دارد: این ایمیل آن‌قدر بد نوشته شده که شما نمیتوانید اطلاعاتی را که لازم دارید بیابید. غلطهای املایی و جملات ناکامل و پاراگرافهای طولانی و گیجکنندهای که مجبورتان میکند سه بار آن را بخوانید تا اطلاعاتی را که میخواهید، به دست بیاورید.
در نهایت شما برای کنفرانس آماده هستید ولی این به آن خوبی که انتظارش را داشتید نیست.
هیچ‌گاه با چنین موقعیتی روبرو شده اید؟ در دنیای امروز با انبوهی از اطلاعات، ضروری است که مختصر،مفید و واضح ارتباط برقرار کنید. مردم برای خواندن ایمیل‌های کتابگونه وقت نمیگذارند و حوصلۀ ویراستاری ایمیلهایی با دستور زبانی نادرست که پیام متن را مدفون میکند، نیز ندارند.
با مهارتهای بهتر نویسندگی، شما تاثیر بهتری بر اطرافیانتان از جمله رئیستان، همکاران و مخاطبانتان خواهید گذاشت. شما هرگز نمیدانید که تا چه حد از این تاثیرات خوب دور خواهید ماند، اگر این تکنیکها را به کار نبرید! این مقاله در ادامه به شما نشان میدهد که چگونه میتوانید توانایی های نویسندگی خود را ارتقا دهید و از اشتباههای معمول جلوگیری کنید.
مخاطب و قالب نامه
نخستین گام برای نگارش واضح انتخاب قالب مناسب است. آیا میخواهید یک ایمیل غیررسمی بفرستید؟ یا گزارش تفضیلی بنویسید؟ یا حتی یک نامۀ رسمی ارسال کنید؟
همان‌طور که قالب نامه اهمیت دارد، مخاطب نیز لحن نامۀ شما را تعیین میکند، این‌که لحنی رسمی یا راحت و خودمانی داشته باشید بسته به این است. برای مثال اگر برای یک شخصیت مشهور ایمیل میفرستید آیا لحن آن باید همانند لحن نامهای باشد که برای دوستتان مینویسید؟ بی شک نه.
ابتدا شخصی را که پیامتان را میخواند شناسایی کنید. آیا مخاطب هدف شما از جایگاه والای اجتماعی برخوردار است یا گروهی از کارمندان بازنشستهاند یا حتی یک تیم کوچک از مهندسان جوان اند؟ بر این اساس آنچه شما مینویسید باید از طرف خوانندگان یا دریافت کنندگان شما لحنی مناسب محتوا داشته باشد.
ترکیب بندی و سبک نوشتار
وقتی میدانید چه چیزی میخواهید بنویسید و برای چه کسی مینویسید باید نگارش را شروع کنید.
یک صفحۀ خالی و سفید کامپیوتر اغلب ترسناک است و آسانترین کار این است که به آن خیره شوید چون نمیدانید که چگونه شروع کنید. اما میتوانید این راهنماییها را برای ترکیب بندی و شکل دادن به کارتان امتحان کنید:
- با مخاطبتان شروع کنید: به خاطر داشته باشید که خوانندگان شما ممکن است دربارۀ آنچه شما به آنها میگویید هیچ چیزندانند. از خود بپرسید آنها نیاز دارند اول از چه چیز باخبر شوند؟
- رئوس مطالب را بنویسید: اگر یک متن طولانی مانند یک گزارش، معرفی یا سخنرانی داشته باشید. رئوس مطالب به شما کمک میکند تا گامهایی را که باید بردارید تعیین کنید و یاریتان میکند تا به بخشهای مختلف متن وظایف خاصی را محول کنید.
- از فرمول توجه-علاقه-میل-عمل استفاده کنید: اگر متنی مینویسید که باید مخاطبتان را برانگیزاند از این فرمول استفاده کنید. این چهار گام میتواند به راهنمایی شما در فرآیند شکلدادن به متن کمک کند.
- کمی همدلی را امتحان کنید: برای مثال اگر یک گزارش محیط زیستی مینویسید یا گزارشی از یک منطقۀ زلزله زده، چرا نباید از عناصر توصیفی استفاده کنید؟ یا دربارۀ زیباییهای خاطره انگیز منطقه بنویسید؟ به یاد داشته باشید که هرمکانی نزد مردم دارای خاطراتی است.
- از شیوههای سخنوری استفاده کنید: اگر تلاش میکنید که کسی را برای انجام کاری قانع کنید، مطمئن شوید که ارتباط را برمبنای این‌که چرا افراد باید به حرف شما گوش دهند برقرار سازید. یعنی پیام خود را به شیوهای ارسال کنید که مخاطبتان را درگیر کرده و اطلاعاتی منسجم و منطقی ارائه دهد.
- موضوع اصلی خود را مشخص کنید: اگر برای تعریف کردن موضوع اصلی پیامتان مشکلی دارید، فرض کنید که 15 ثانیه فرصت دارید تا موضعتان را توضیح دهید. چه میگوید؟ این دقیقا همان موضوع اصلی شما است.
- زبانی ساده به کار ببرید: مگر این‌که مقالهای علمی در دست دارید، اما معمولاً بهترین راه این است که زبانی ساده و صریح استفاده کنید و برای تحت تاثیر قرار دادن افراد کلمات طولانی به کار نگیرید.
ساختار دستور زبان
متن شما باید تا جای ممکن برای خواننده خوانا و روان باشد. به همین خاطر از تیترها، زیر تیترها، ایدههای گلولهای و شمارهبندی در جاهای ممکن برای شکستن متن استفاده کنید.
بعد از همه اینها چه چیزی متن را برای خواندن راحتتر میکند؛ یک صفحه پر از پاراگرافهای طولانی یا صفحهای که پاراگرافهایش شکسته است با بخشهای تیتربندی شده و پیامهای گلولهای؟ مسلم است متنی کوتاه و شکسته که برای تندخوانی مناسب است بیشتر از متنی پر از پارگرافهای طولانی خوانده میشود.
تیترها باید توجه خوانندگان را به خود جلب کند. استفاده از جملات پرسشی اغلب ایدۀ خوبی است، به خصوص دربارۀ گزارشها یا مصاحبههای جنجالی، چون پرسشها به درگیری و کنجکاو کردن خواننده کمک میکند.
در ایمیلهایتان از تیترهای واقعی و کوتاه مانند همین مقاله استفاده کنید. به علاوه جداول و نمودارها نیز یک راه هوشمندانه برای توضیح متن است. کمکهای بصری خوانندگان را از طریق چشم درگیر میکند اما مهمتر آنکه آنها میتوانند با اطلاعات با اهمیت سریعتر از متن ارتباط برقرار کنند.
خطاهای دستوری
احتمالا نیازی نیست که ما به شما بگوییم که خطاها در متن نشان میدهد که غیرحرفهای هستید. مسئلۀ اساسی یادگیری دستور زبان به نحوی درست و جلوگیری از اشتباهات رایجی است که به چشم نمی‌آید. امروزه نرمافزارهای خطایاب به نویسندگان در کشف خطاهای املایی و دستوری کمک میکنند؛ با این حال به یاد داشته باشید که خطاهای شما ممکن است توسط نرمافزارها یافته نشوند و با ماندن در متن به خاطر بیدقتیتان از شما انتقام بگیرند.
برای مثال کلماتی با معنای متفاوت به جای یکدیگر و یا استفاده از افعال مهجور یا کلمات خارجی همیشه شما را تهدید میکند.
راهنمایی
برخی از خوانندگان که تعداد آنها نیز درحال افزایش است، از دستور زبان و املا درست کلمات آگاهی کاملی ندارند. آنها ممکن است به اشتباههای شما توجهی نکنند. اما از این قضیه به عنوان یک بهانه برای بی‌دقتی استفاده نکنید: معمولاً کسانی وجود دارند، به خصوص در ردههای مدیریتی؛ که به متن شما توجه کنند، پس به همین خاطر هرآنچه که مینویسید باید دارای کیفیتی قابل قبول باشد تا از سوی خواننده دریافت شود.
تصحیح
دشمن غلطگیری خوب سرعت است. بسیاری از افراد به متنهایشان یورش میبرند، اما همین باعث میشود که پیدا کردن اشتباهات را از دست بدهند. از تکنیک‌های زیر برای مرور متن خود استفاده کنید:
- تیترها و زیرتیترهای خود را تصحیح کنید: افراد اغلب این بخش را فراموش میکنند و تنها به متن میپردازند. این که تیترها پررنگ و بزرگ هستند دلیل نمی‌شود که اشتباهی ندارند.
- متن را با صدای بلند بخوانید: این شما را مجبور میکند که خیلی آهسته تر بخوانید بنابراین احتمال آنکه اشکالات را کشف کنید بیشتر میشود.
- از انگشتتان برای دنبال کردن متنی که میخوانید استفاده کنید: این یک شگرد دیگری برای آهسته خواندن متن است.
- از آخر متنتان شروع کنید: برای تصحیح یک جمله در یک زمان مشخص، برمبنای شیوه تان از آخر متن به ابتدا بیایید. این به شما کمک میکند که بر خطها تمرکز کنید و نه محتوا.
نکات کلیدی
بیش از همه این مهم است که بدانید چگونه نقطه نظرتان را سریع و حرفهای انتقال دهید. امروزه مردم زمان زیادی را برای نوشتن و خواندن صرف میکنند، بنابراین توانایی شما در فرم ارتباطاتتان باعث موفق بیشتر شما میشود.
مخاطبتان را پیش از شروع نگارش متن تعیین کنید و اگر حس میکنید که مطالب زیادی برای نوشتن دارید رئوس مطالب را برای سازماندهی بهتر افکارتان تنظیم کنید. یادگیری تکنیک‌های دستوری و سبکهای نوشتاری در واضحتر نوشتن به شما کمک خواهد کرد و مطمئن شوید که در آخر متن را تصحیح کرده‌اید. درنهایت باید گفت مانند اکثر کارها، بیشتر نوشتن از شما نویسندۀ بهتری میسازد.
منبع: mindtools.com
