مفاهیم اساسی در روابط عمومی (2): ضعف ساختار سازمانی

5 وظیفه اساسی روابط عمومی و تعریف روابط عمومی علمی موضوع بخش اول از مجموعه گفتارهای دکتر داود زارعیان بود. وی در گفتار دوم خود موانع توسعه روابط عمومی‌ها را مورد بررسی قرار داده است. باهم می‌شنویم و می‌خوانیم.

***

معتقدم توسعه روابط عمومی به چهار متغییر وابسته است. متغییرهای سازمانی، متغییرهای مدیریتی، متغییرهای اقتصادی و متغییرهای نیروی انسانی. اگر هر یک از این چهار متغییر در سازمانی دچار ایراد شود طبیعتا آن سازمان نمی‌تواند روابط عمومی کارآمدی داشته باشد و ما در روابط عمومی‌های کشور با چنین مسائلی روبرو هستیم.

در بخش اول یعنی متغییرهای سازمانی، چند مساله وجود دارد :

1.نامشخص بودن جایگاه و تشکیلات روابط عمومی در تشکیلات سازمانی. برخی روابط عمومی‌ها در جایگاه بالایی قرار گرفته اند و زیر نظر مدیریت ارشد فعالیت می‌کنند. برخی روابط عمومی‌ها زیر نظر مدیر دفتر فعالیت می‌کنند و برخی روابط‌عمومی‌ها زیر نظر معاونت‌ها به کارشان ادامه می‌دهند. طبیعتا این نامشخص بودن جایگاه باعث می‌شود روابط عمومی از اعتبار و صلابت لازم در درون سیستم برخوردار نباشد و این باعث تضعیف جایگاه و نهایتا تضعیف عملکرد آن‌ها می‌شود.

2.نبود شناخت از فعالیت‌های روابط عمومی. در بسیاری از سازمان‌ها وقتی وظایف روابط عمومی را از مدیران و کارکنان می‌پرسیم، وظایف را به یک سری کارها مثل برگزاری مراسم، توزیع روزنامه و پلاکارد تقسیم می‌کنند. حال آن‌که وظایف روابط عمومی خیلی بالاتر از این‌هاست و متولی اصلی ارتباطات در درون سازمان است. بنابراین چون شناخت نسبت به وظایف روابط عمومی‌ها نیست درخواست از  آن‌ها کم می شود و آن‌ها به سمت کارهای تکراری و روزمره پیش رفته و آرام آرام می‌میرند.

3. پایین بودن میزان مشارکت نیروهای متخصص در بخش‌های مختلف روابط عمومی به ویژه تهیه چارت متناسب و  شرح وظایف. کسانی سازمان روابط عمومی را می‌نویسند که تخصص لازم را ندارند و کسانی برای روابط عمومی شرح وظیفه می نویسند که روابط عمومی را نمی شناسند.

بنابراین از لحاظ سازمانی پایه روابط عمومی‌ها دچار نقصان است، در بخش پایانی راه حل این مشکل را ارائه می‌کنم.